Réceptionniste
Enregistre les effets entrants et retrouve tout le registre.
DIFFUSION · Courriers entrants et sortants
Chaque courrier entre, circule et se clôture.
Le registre des effets entrants remplace le cahier. Dispatching, instructions, validations et réponses sont tracés, de l'accueil jusqu'à la clôture.
Le parcours
Du registre à la réponse
- 1
Enregistrer
Enregistrez les effets avec leurs pièces jointes.
- 2
Dispatcher & affecter
L’effet orienté vers le bon dossier et le responsable du dossier le confie à un superviseur.
- 3
Instruire
Le superviseur crée les instructions munies de délais et livrables qu’il affecte à des agents.
- 4
Validation & clôture
Les livrables sont vérifiés par le superviseur qui pourra plus tard clôturer l’effet.
Un accueil par rôle
Chacun voit d'abord ce qu'il doit faire
Dispatcheur
File des effets à dispatcher, validation des dispatchings proposés.
Responsable désigné
Reçoit les effets de ses dossiers et les affecte à un superviseur.
Superviseur
Crée et suit les instructions, valide les livrables, a le dernier mot.
Agent de traitement
Souscrit aux instructions, dépose ses livrables et suit les corrections.
Direction
Supervision générale : délais, effets en retard, charge par dossier.
Un seul registre
Tous les effets, avec la même référence.
Le même parcours s'applique à chaque type d'effet. Les pièces jointes s'affichent sans téléchargement.
- Courrier
- Bordereau de transmission
- Matière ou spécimen
- Document
- Support numérique
- Dossier complet
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